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Compliance e Covid-19 : Como garantir a conformidade da empresa em tempos de crise?

15 de Maio, 2021 Business Admin


A atual crise que estamos enfrentando por conta da pandemia do coronavírus (COVID-19), com todos os efeitos econômicos associados, causa muita preocupação para os departamentos de compliance, na medida em que aumenta os riscos de irregularidades, que acontece por vários motivos. 

Um deles é que a crise gera uma grande pressão interna e externa significativa para os funcionários.

  • Dentro da empresa, a pressão por performance pode ser facilmente traduzida em metas irreais. 
  • Fora da empresa, funcionários eventualmente afetados diretamente pela crise, por perdas financeiras na bolsa de valores, aumento de custos ou corte de remuneração, podem sofrer pressão para compensar as perdas sofridas.

Com isso, a área de compliance da empresa deve estar mais focada e se tornar parte integrante da gestão de crises. A administração e os funcionários precisam saber que somente em um ambiente que respeite as regras a crise pode ser superada. Considerando a relação simbiótica entre fraude e crise mencionada acima, possíveis desvios não só não impedirão o caminho da recuperação, mas muitas vezes prolongarão a crise ou causarão outras crises, podendo causar consequências mais graves.

E O COMPLIANCE DURANTE A CRISE?

Principalmente em períodos de distanciamento social, a área de compliance assume especial importância para fortalecer a integridade das informações e dotar a empresa de ferramentas adequadas para manter suas operações e poder ajustar seus contratos em um ambiente de crise.

Recomenda-se que o departamento de conformidade preste atenção especial aos seguintes pontos:

Compliance para funcionários de home office

A implantação do trabalho remoto pela empresa acarreta distanciamento dos colaboradores, dificultando o acompanhamento de suas atividades.

Recomendação: Recomenda-se enfatizar aos funcionários que as regras de integridade continuam a ser aplicadas. Se possível, é interessante envolver a alta administração no envio dessas mensagens e mostra o comprometimento da alta administração da empresa. Além disso, também é importante manter canais de comunicação abertos com os colaboradores para comprovar que a área de Compliance ainda está à disposição para esclarecer dúvidas e receber reclamações.

Segurança da Informação

Trabalhando em casa, os funcionários tendem a usar métodos de comunicação informais, como Whatsapp, ligações pessoais e e-mails, para interagir com outros funcionários, clientes, fornecedores, etc

Stakeholders

Recomendação: Os funcionários devem ser instruídos a continuar a usar os canais de comunicação da empresa para que a empresa mantenha um registro confiável das atividades e discussões que ocorreram durante esta pandemia instável. Esses registros podem eventualmente ser necessários em futuras investigações internas.

Contratações de emergência

A suspensão das atividades de determinados setores e prestadores de serviços pode fazer com que a empresa efetue recrutamento com urgência.

Recomendação: Se possível, é necessário formular medidas mínimas de devida diligência para recrutamento e limitar o número e o tempo de recrutamento de emergência. O contrato assinado também deve conter cláusulas anticorrupção e prever a realização de um procedimento de auditoria completo no futuro.

Comunique-se com outras empresas para fornecer serviços básicos

A depender do mercado em que atua, talvez seja necessária uma comunicação temporária com empresas concorrentes para a empresa ser capaz de continuar fornecendo produtos escassos a todos os consumidores. No entanto, tais arranjos setoriais devem ser analisados com cuidado, com a devida comunicação às autoridades antitruste. 

Recomendação: Toda comunicação com concorrente deve ser analisada pelo departamento jurídico da empresa, que poderá indicar se existe algum tipo de ilegalidade na conduta.