A atual crise que estamos enfrentando por conta da pandemia do coronavírus (COVID-19), com todos os efeitos econômicos associados, causa muita preocupação para os departamentos de compliance, na medida em que aumenta os riscos de irregularidades, que acontece por vários motivos.
Um deles é que a crise gera uma grande pressão interna e externa significativa para os funcionários.
Com isso, a área de compliance da empresa deve estar mais focada e se tornar parte integrante da gestão de crises. A administração e os funcionários precisam saber que somente em um ambiente que respeite as regras a crise pode ser superada. Considerando a relação simbiótica entre fraude e crise mencionada acima, possíveis desvios não só não impedirão o caminho da recuperação, mas muitas vezes prolongarão a crise ou causarão outras crises, podendo causar consequências mais graves.
E O COMPLIANCE DURANTE A CRISE?
Principalmente em períodos de distanciamento social, a área de compliance assume especial importância para fortalecer a integridade das informações e dotar a empresa de ferramentas adequadas para manter suas operações e poder ajustar seus contratos em um ambiente de crise.
Recomenda-se que o departamento de conformidade preste atenção especial aos seguintes pontos:
Compliance para funcionários de home office
A implantação do trabalho remoto pela empresa acarreta distanciamento dos colaboradores, dificultando o acompanhamento de suas atividades.
Recomendação: Recomenda-se enfatizar aos funcionários que as regras de integridade continuam a ser aplicadas. Se possível, é interessante envolver a alta administração no envio dessas mensagens e mostra o comprometimento da alta administração da empresa. Além disso, também é importante manter canais de comunicação abertos com os colaboradores para comprovar que a área de Compliance ainda está à disposição para esclarecer dúvidas e receber reclamações.
Segurança da Informação
Trabalhando em casa, os funcionários tendem a usar métodos de comunicação informais, como Whatsapp, ligações pessoais e e-mails, para interagir com outros funcionários, clientes, fornecedores, etc
Stakeholders
Recomendação: Os funcionários devem ser instruídos a continuar a usar os canais de comunicação da empresa para que a empresa mantenha um registro confiável das atividades e discussões que ocorreram durante esta pandemia instável. Esses registros podem eventualmente ser necessários em futuras investigações internas.
Contratações de emergência
A suspensão das atividades de determinados setores e prestadores de serviços pode fazer com que a empresa efetue recrutamento com urgência.
Recomendação: Se possível, é necessário formular medidas mínimas de devida diligência para recrutamento e limitar o número e o tempo de recrutamento de emergência. O contrato assinado também deve conter cláusulas anticorrupção e prever a realização de um procedimento de auditoria completo no futuro.
Comunique-se com outras empresas para fornecer serviços básicos
A depender do mercado em que atua, talvez seja necessária uma comunicação temporária com empresas concorrentes para a empresa ser capaz de continuar fornecendo produtos escassos a todos os consumidores. No entanto, tais arranjos setoriais devem ser analisados com cuidado, com a devida comunicação às autoridades antitruste.
Recomendação: Toda comunicação com concorrente deve ser analisada pelo departamento jurídico da empresa, que poderá indicar se existe algum tipo de ilegalidade na conduta.